TII ปรับวิถีทำงานเชิงรุก เดินหน้าใช้เทคโนโลยีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ทั้ง RPA เพื่อแก้ปัญหาระบบภายใน ให้มีความแม่นยำ ส่งข้อมูลถูกต้อง และรวดเร็ว เปลี่ยนรูปแบบการอบรมมุ่งสู่ออนไลน์ ชู “แพลตฟอร์ม” รองรับแจ้งเตือนต่ออายุอัตโนมัติ ย้ำวิถีใหม่รองรับการขยายตัวของสถาบันประกันภัย ผู้เข้าอบรมตัวแทน/นายหน้าที่จะเพิ่มขึ้นในอนาคต
คุณอุทัยวรรณ ชุมตันติ ผู้อำนวยการสถาบันประกันภัยไทย (TII) เปิดเผยว่า TII ได้นำเทคโนโลยีมาใช้มากขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ส่วน ส่วนแรก เป็นการพัฒนาระบบการทำงานในTII โดยจับมือกับ ปตท.ดิจิทัล (PTT Digital) ในการนำเทคโนโลยีอย่างระบบ RPA (Robot Process Automation) หรือ “น้องบอท” มาใช้รองรับการขยายตัวของ TII ด้วยการจัดระบบแอดมินให้สอดคล้องกับการทำงานร่วมกับสำนักงานคณะกรรมการกำกับและส่งเสริมการประกอบธุรกิจประกันภัย(สำนักงานคปภ.) เนื่องจากสำนักงานคปภ.ได้เปลี่ยนระบบการจัดส่งข้อมูลใหม่ตามเกณฑ์การประเมินคุณธรรมและความโปร่งใส ในการดำเนินงานของหน่วยงานภาครัฐ (Integrity and Transparency Assessment: ITA) ที่มีรายละเอียดมากขึ้นเยอะมาก ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบข้อมูลผู้อบรมขอรับใบอนุญาตตัวแทน/ นายหน้าประกันภัย ซึ่งหาก TII ยังดำเนินการด้วยระบบแบบเดิม จะใช้เวลาในการทำงานค่อนข้างนาน แล้วก็ใช้พนักงานมากขึ้น
ทั้งนี้ ระบบ RPA ได้เข้ามาตอบโจทย์ คือ 1. ตรวจสอบข้อมูลผู้อบรม แก้ปัญหาความผิดพลาดในการตรวจสอบข้อมูลผู้อบรมและทำให้การทำงานของ TII มีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น อาทิ สำนักงานคปภ.กำหนดให้ตัวแทน/นายหน้าที่มาอบรมจะต้องทำแบบประเมิน ซึ่งในแต่ละเดือน TII จัดอบรมหลักสูตร 70 – 80 หลักสูตร ทุกหลักสูตรต้องมีการประเมินทั้งหมด และแบบประเมินต้องเป็นไปตามมาตรฐานของสำนักงานคปภ. ดังนั้นจะต้องใช้พนักงานในการเข้าไปเก็บแบบประเมินส่งสำนักงานคปภ. ซึ่งระบบ RPA จะเข้าทำงานแทนที่พนักงานในการเก็บแบบประเมิน แล้วจัดทำรูปแบบให้ถูกต้องตามแบบของสำนักงานคปภ. หลังจากนั้นพนักงานแค่กด “คลิก” ส่งสำนักงานคปภ.ได้เลย ซึ่งระบบเดิม ตลอดกระบวนการ 1 หลักสูตรใช้พนักงานประมาณ 3 คน ใช้เวลาประมาณ 6 ชั่วโมง “น้องบ็อท”ลดระยะเวลาทั้งกระบวนการเหลือเพียงแค่ 1 ชั่วโมงเท่านั้น
หรือกรณีการส่งใบประกาศ เมื่อตัวแทน/นายหน้าประกันภัยอบรมเสร็จแล้ว พนักงานจะต้องเข้าไปแยกชื่อใบประกาศของตัวแทน/นายหน้าประกันภัยแล้วส่งอีเมลให้แต่ละคน เท่ากับ 80 หลักสูตร ต้องส่งใบประกาศถึง 4,000 ครั้ง ขณะที่ “น้องบอท” จะมาช่วยแก้ปัญหาตรงนี้ได้ ทำให้สถาบันสามารถย้ายพนักงานไปทำงานที่ถูกต้องกับเหตุการณ์ปัจจุบันและความสามารถของเขาโดยเฉพาะงานด้านดิจิทัลที่ TII จะไปมุ่งไป อาทิ การถ่ายทำคลิปสั้นๆ เป็นต้น
“RPA หรือ น้องบอท ที่สถาบันนำมาใช้ เป็นการแก้ปัญหาระบบภายในองค์กร ให้มีความแม่นยำ ส่งข้อมูลถูกต้อง และมี ความรวดเร็ว แล้วก็ตอบสนองการขยายตัวของสถาบัน รองรับผู้เข้าอบรมที่จะมีปริมาณมากขึ้นในอนาคตได้ โดยใช้น้องบอทมาช่วย”
คุณอุทัยวรรณกล่าวว่า ส่วนที่สอง TII ได้ปรับเปลี่ยนรูปแบบการอบรม โดยหันไปมุ่งเน้นการอบรมที่เป็นออนไลน์มากขึ้น นำแพลตฟอร์มเข้ามาช่วยขยายและรองรับการเติบโตในจุดนี้ พร้อมกับขยายองค์ความรู้ไปทั่วประเทศ โดยใช้ระบบแพลตฟอร์ม (Platform Base) มองไปที่การแมตซ์ข้อมูล ยกตัวอย่าง ตัวแทน/นายหน้าประกันภัยที่มาอบรมขอรับใบอนุญาตกับ TII ระบบจะแมตซ์ข้อมูลเลยว่า ในปีหน้าคนๆนี้คาดว่าจะต้องอบรมต่อใบอนุญาตกับ TII โดยระบบจะรวบรายชื่อลูกค้าออกมาเป็นกลุ่มให้เลยว่ากลุ่มนี้ที่เคยอบรมกับสถาบัน พอถึงเวลา 3 เดือน 6 เดือนข้างหน้า จะต่อใบอนุญาตแล้ว ถ้าสถาบันบอกให้ส่งข้อมูลระบบก็จะส่งการแจ้งเตือนตัวแทน/นายหน้าประกันภัยกลุ่มดังกล่าวทางอีเมล ซึ่งเป็นการดำเนินการเชิงรุกของสถาบัน
“ระบบจะรวบข้อมูลส่งมาให้เรา ถ้าเราบอกโอเคให้ส่ง ระบบก็จะส่งอีเมลอัตโนมัติไปบอกลูกค้าทันทีว่า อีก 3 เดือน 6 เดือนข้างหน้า คุณจะต่อบัตรนะ และระบบก็จะแยกหลักสูตรที่เรามีออกมาให้ คุณสมัครอบรมต่ออายุได้เลย จ่ายเงินได้ทันที เป็นการทำงานที่รวดเร็ว พอถึงเวลา ระบบก็จะเตือนให้เราไปอบรมได้ ซึ่งการอบรมก็ทางออนไลน์เลย เบาการทำงานลงไปเยอะ กลายเป็นว่า ข้อมูลที่เรามี เราเอามารียูส จริงๆเราก็ก็อปปี้การทำงานแบบนี้มาจากบริษัทประกันภัยที่ทุกปี ลูกค้าต้องต่อกรมธรรม์ ระบบจะแยกรายชื่อลูกค้ามา มีลูกค้ารายไหนที่ต้องต่อกรมธรรม์ เขาจะส่งใบเตือนแจ้งต่อกรมธรรม์ไปล่วงหน้า เราก็เอาระบบนั้นมาใช้ เราคิดว่าจะทำอย่างไรให้เอาข้อมูลกลับมารียูสได้ ตัวแพล็ตฟอร์มมีอยู่แล้ว เราแค่ปลั๊กอินกลับเข้าไปแล้วก็เซ็ตค่า ถ้าลูกค้าจะต้องต่อบัตรครั้งที่1 ครั้งที่ 2 เราจะเตือนต่อบัตรภายในเมื่อไหร่ ต่ออายุครั้งที่ 3 ครั้งที่ 4 ต้องเตือนเมื่อไหร่ ให้ระบบแยกรายชื่อออกมา พนักงานก็แค่มาดูว่าข้อมูลทั้งก้อน แยกการต่ออายุแต่ละครั้งจะกดส่งเมื่อไหร่ เขาจะตั้งเซ็ตข้อมูลแล้วก็กดส่ง”